Integritetsmeddelande för Filmstaden

Senast uppdaterad: för 2 år sedan

1. INLEDNING

1.1 OM DETTA INTEGRITETSMEDDELANDE

Detta integritetsmeddelande förklarar hur Filmstaden samlar in, använder, delar och sparar personuppgifter. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina uppgifter, och att du får tydlig information om vilka personuppgifter vi samlar in, varför vi behöver göra det, på vilket sätt uppgifterna används och vilka rättigheter du har. Vi behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).

Vem gäller detta meddelande för? Detta meddelande riktar sig till dig som är

• Kund eller medlem: Nuvarande, tidigare eller potentiell kund, samt medlem i vårt lojalitetsprogram.

• Besökare: Besökare på våra biografer, officiella webbplatser eller i våra kanaler på sociala medier.

• Användare av våra tjänster: Du som använder våra digitala tjänster eller produkter.

• Representant: Företrädare för företag eller andra organisationer som är kund eller samarbetar med oss.

Om Filmstaden
Vi är en del av ODEON Cinemas Group, som är en av Europas största biografägare med verksamhet i nio europeiska länder.

1.2 VEM ANSVARAR FÖR DINA PERSONUPPGIFTER? D

et svenska bolaget Filmstaden AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i detta meddelande. Filmstaden AB 
Greta Garbos väg 11–13 
169 86 Stockholm 
Organisationsnummer: 556035–1651 Om du har frågor om vår dataskyddshantering kan du alltid kontakta vårt dataskyddsombud (DPO): E-post: [email protected] Post: Filmstaden AB, att: DPO, 169 86 Stockholm

1.3 VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?

En personuppgift är varje upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till dig. Vanliga exempel är namn, adress, telefonnummer, e-postadress och betalningsuppgifter. Även teknisk information som IP-adress, enhets-ID, användningshistorik och medlems-ID samt de uppgifter som du lämnar till oss när du kontaktar vår kundservice är personuppgifter.

1.4 PÅ VILKEN GRUND BEHANDLAR VI DINA UPPGIFTER?

Vi behandlar endast dina personuppgifter om vi har en laglig grund för det. Längre fram i detta meddelande, där vi beskriver de specifika ändamålen med vår behandling, informerar vi dig om vilken av dessa rättsliga grunder som gäller för respektive hantering. Vi stöder vår behandling på följande grunder:

• Avtal: Denna grund används när vi behöver behandla dina uppgifter för att ta emot och administrera din bokning eller ditt köp, leverera dina biljetter, hantera eventuella återköp eller på annat sätt fullgöra vårt avtal med dig.

• Berättigat intresse: Denna grund används när behandlingen är nödvändig för exempelvis kundservice, drift och säkerhet, bedrägeribekämpning, intern analys, verksamhetsutveckling eller marknadsföring av liknande tjänster – förutsatt att ditt intresse av integritet inte väger tyngre.

• Samtycke: När du ger oss ditt samtycke behandlar vi dina personuppgifter för det specifika ändamål som du har godkänt. Denna rättsliga grund används till exempel när du aktivt väljer att ta emot marknadsföring som erbjudanden och filmnyheter, eller när du accepterar cookies och liknande teknik för analys, funktioner eller anpassad annonsering. Du kan när som helst och helt kostnadsfritt återkalla ditt samtycke.

• Rättslig förpliktelse: Vi behandlar dina personuppgifter när vi enligt lag är skyldiga att göra det. Det innebär att vi måste spara eller lämna ut uppgifter för att uppfylla krav i exempelvis bokförings-, skatte-, konsument-, säkerhets- eller annan tillämplig lagstiftning.

2. HUR OCH VARFÖR VI BEHANDLAR DINA PERSONUPPGIFTER

2.1 NÄR DU KÖPER BILJETTER ELLER PRODUKTER (ONLINE OCH PÅ BIOGRAF) SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Administrera ditt köp: Att visa filmer, biografer och föreställningar, hålla ihop ditt biljettflöde, administrera beställningar, ta emot betalningar samt skicka orderbekräftelser och kvitton.

• Betalningsmedel: Att administrera och hantera användningen av presentkort, företagsbiljetter och värdekoder när dessa funktioner används.

• Leverans och support: Att leverera dina biljetter eller produkter, hantera återköp och reklamationer, samt kontakta dig vid viktiga uppdateringar som rör ditt biobesök.

Drifts- och viktig kommunikation: Att kunna kontakta dig vid behov och meddela dig om akuta uppdateringar som rör din bokning, till exempel vid inställda eller flyttade föreställningar. TYP AV PERSONUPPGIFTER

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer och leveransadress (vid köp av fysiska produkter).

• Köp- och bokningsinformation: Uppgifter om din bokning (såsom film, biograf och föreställning), ordernummer samt köp- och transaktionshistorik. 
  

• Betalnings- och transaktionsdata: Information om betalsätt, pris samt eventuell användning av medlemsnummer, rabatter, presentkort eller värdekoder.

Observera: Filmstaden hanterar inte dina kort- eller kontouppgifter. Alla betalningar sköts helt av våra samarbetspartners för betaltjänster, vilka är certifierade enligt PCI DSS – en global säkerhetsstandard för betalbranschen. RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Avtal: Krävs för att administrera ditt köp, hantera betalningar, leverera biljetter, hantera återköp och i övrigt fullgöra våra avtalsförpliktelser gentemot dig.

• Berättigat intresse: Vi stöder oss på vårt berättigade intresse för att skicka nödvändig kommunikation och uppdateringar inför ditt biobesök, utföra teknisk felsökning, hantera kunduppföljning samt vidta åtgärder för att förebygga bedrägerier. 
  

• Rättslig förpliktelse: Krävs för de uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara, till exempel betalnings- och transaktionsunderlag enligt gällande bokförings- och skattelagstiftning.

LAGRINGSTID Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som krävs för att uppfylla våra avtals- och konsumentförpliktelser:

• Biljetter: Uppgifter kopplade till ett enskilt biljettköp raderas eller anonymiseras kort efter att föreställningen har ägt rum (normalt inom 30 till 90 dagar).

• Presentkort och värdebevis: Uppgifter om köp av presentkort eller storpacksbiljetter sparas under produktens giltighetstid (normalt 24 månader) för att vi ska kunna hantera supportärenden och konsumenträttsliga anspråk.

• Medlemmar: Om du gör ett köp som inloggad medlem sparas din köphistorik på ditt medlemskonto så länge ditt medlemskap är aktivt, för att administrera din profil.

• Bokföring och lagkrav: Uppgifter som utgör bokföringsunderlag sparas så länge som tillämplig lagstiftning kräver det (normalt 7 år i Sverige).

MOTTAGARE Vi delar endast dina uppgifter med utvalda leverantörer som behövs för att vi ska kunna leverera våra tjänster till dig:

• System- och supportleverantörer: För hantering av biljetter, order, värdebevis och affärssystem.

• Betaltjänstleverantörer: För att administrera dina betalningar. Dessa partners är själva självständigt personuppgiftsansvariga för hanteringen av dina betaluppgifter.

• Kommunikations- och logistikpartners: För utskick av e-post eller sms samt leverans av fysiska produkter.

• Samarbetspartners för presentkort och storpacksbiljetter: När du köper presentkort eller värdebevis via våra digitala partnerlösningar delas dina uppgifter med den leverantör som tillhandahåller plattformen. Filmstaden är personuppgiftsansvarig för denna hantering.

2.2 MEDLEMSPROGRAMMET

Vårt lojalitetsprogram är till för att belöna dig som medlem. Genom programmet får du tillgång till personliga erbjudanden, filmnyheter och skräddarsytt innehåll i våra digitala kanaler – såsom e-post, sociala medier, sökmotorer och pushnotiser i vår mobilapp. Vi använder uppgifter som du lämnar vid registreringen, information om hur du använder våra tjänster samt data från cookies och spårningsteknik. Mer information om hur vi hanterar reklam och anpassade annonser hittar du i avsnitt 2.4 Marknadsföring och annonsering. Mer information om vårt medlemskap och hur lojalitetsprogrammet fungerar hittar du i våra Medlemsvillkor. SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Administrera ditt medlemskonto: Att skapa och upprätthålla ditt konto, hålla dina uppgifter uppdaterade samt identifiera och verifiera dig vid inloggning.

• Medlemsförmåner och tjänster: Att tillhandahålla de tjänster, poängfunktioner och skräddarsydda upplevelser som ingår i lojalitetsprogrammet.

• Kommunikation och erbjudanden: Att meddela dig om medlemsförmåner, filmnyheter, kampanjer, bevaka biljettsläpp, medlemstävlingar och event. Detta inkluderar exempelvis bonusrabatter, födelsedagsförmåner och specialinbjudningar till förhandsvisningar.

• Säkerhet och villkors efterlevnad: Att förhindra obehörig åtkomst till ditt konto samt upptäcka och vidta åtgärder mot bedrägligt beteende eller brott mot våra medlemsvillkor.

• Poängdelning med vänner: Att tillhandahålla och administrera funktionen för poängdelning, där medlemmar kan koppla samman sina konton eller fördela lojalitetspoäng mellan varandra i samband med gemensamma biografbesök.

• Profilering för personligt innehåll, pushnotiser och annonser: Att analysera dina köp och dina digitala beteenden för att skapa en personlig upplevelse. Detta gör vi för att kunna ge dig skräddarsydda, relevanta medlemserbjudanden, pushnotiser i mobilappen samt anpassade annonser i våra egna och i externa digitala kanaler (såsom sociala medier).

TYP AV PERSONUPPGIFTER

• Identifikations- och kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer, leveransadress, födelsedatum och personnummer.

• Konto- och medlemsdata: Medlemsnummer, inloggningsuppgifter, användarpreferenser, medlemsaktivitet samt köp- och orderhistorik (inklusive köp våra fysiska biografer).

• Tekniska data: IP-adress, enhets-ID, medlems-ID inloggningsstatus samt beteendedata som samlas in via cookies eller liknande teknik.

• Information från tjänsten ”Poängdelning med vänner”: När funktionen används behandlar vi uppgifter om de vänner du väljer att dela poäng med (såsom deras medlemsnummer). Om en annan medlem lägger till dig för poängdelning, samlar vi in ditt medlemsnummer via den personen. Vi förutsätter alltid att den som lämnar uppgifterna har fått tillåtelse från den vän det berör.

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Avtal: Krävs för att skapa och hantera ditt medlemskonto, leverera lojalitetstjänsterna samt fullgöra medlemsavtalet. Detta inkluderar den grundläggande analys och profilering av din medlemsaktivitet som krävs för att kunna ge dig förmåner och poäng.

• Samtycke: Denna grund används när du har godkänt att ta emot marknadsföring från oss eller accepterat cookies. Det gäller exempelvis när vi skickar personliga medlemserbjudanden, filmnyheter, rekommendationer och inbjudningar via e-post, eller skickar pushnotiser i mobilappen baserat på din profil. Det omfattar även spårning via marknadsföringscookies samt anpassade annonser i sociala medier och annonsnätverk via krypterad målgruppsmatchning (Custom Audience-uppladdningar).

• Du har kontrollen: Ditt samtycke är helt frivilligt. Du kan när som helst tacka nej till marknadsföring i dina kontoinställningar på ”Mina sidor”, stänga av pushnotiser i mobilen eller ändra dina cookie-inställningar. Profileringen och listuppladdningarna används då inte längre för att skicka eller visa anpassad reklam för dig.

• Berättigat intresse: För att upprätthålla kontosäkerhet samt upptäcka och åtgärda missbruk eller överträdelser av våra medlemsvillkor.

LAGRINGSTID Vi sparar och behandlar dina medlemsuppgifter så länge som ditt medlemskap är aktivt:

• Inaktivitet: Om ditt konto är helt inaktivt under en sammanhängande period om 36 månader raderas eller anonymiseras dina uppgifter automatiskt.

• Avslutat medlemskap: Medlemskapet är frivilligt och du kan när som helst avsluta det i dina kontoinställningar. Vid avslut raderas dina personuppgifter kopplade till medlemsprogrammet omedelbart, och outnyttjade poäng går förlorade.

• Inloggningstoken: För att hålla dig inloggad i vår app eller på vår webbplats sparas en digital inloggningstoken på din enhet i 12 månader från ditt senaste besök, såvida du inte väljer att logga ut manuellt.

• Cookies och spårningsdata: Tekniska data som samlas in via cookies för annonsering och retargeting raderas eller anonymiseras i enlighet med livslängden för respektive cookie, vilket specificeras i vårt Cookiemeddelande. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för cookies som används till riktad och anpassad annonsering. Det gör du antingen direkt i Cookiemeddelandet, via länken ”Cookieinställningar” under ”Hjälp & kontakt” i webbplatsens sidfot, eller under inställningarna i mobilappen.

• Utskick och profilering: Vi upphör med behandlingen av dina uppgifter i marknadsföringssyfte när du har avslutat ditt medlemskap hos oss och/eller aktivt avvisat vidare marknadsföringskommunikation i dina kontoinställningar för kommunikation.

• Lagkrav och tvister: Vi kan spara vissa uppgifter längre om det krävs enligt lag (t.ex. bokföringslagen) eller för att hantera en pågående juridisk tvist.

MOTTAGARE Vi delar endast dina personuppgifter med utvalda leverantörer när det krävs för att kunna tillhandahålla lojalitetsprogrammets funktioner och medlemstjänster:

• CRM- och kommunikationspartners: Leverantörer av plattformslösningar för kundvård och kommunikation – såsom CRM (Customer Relationship Management) och CEP (Customer Engagement Platform) – för att kunna hantera loyalitetsprogrammet, medlemserbjudanden, pushnotiser och utskick.

• IT- och driftleverantörer: Partners som tillhandahåller de tekniska plattformarna, molnlösningarna och supporten för medlemsdatabasen och vår mobilapp.

• Sociala medieplattformar och annonsnätverk: Vi delar krypterade (hashade) e-postadresser med partners som Meta (Facebook) och Google för att kunna visa relevanta annonser på deras plattformar (Custom Audience-matchning). Genom de marknadsföringscookies och pixlar du samtycker till kan även tekniska identifierare delas med samma partners för att styra vår digitala annonsering.

2.3 MARKNADSFÖRING, ANNONSERING & KUNDUNDERSÖKNINGAR

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter för att marknadsföra våra tjänster, visa relevanta annonser samt genomföra kundundersökningar. Genom dessa aktiviteter vill vi nå ut med aktuella erbjudanden och förbättra vår verksamhet baserat på din feedback. Vi använder uppgifter som du lämnar till oss, information om hur du använder våra tjänster samt data från cookies och spårningsteknik. Mer information om hur vi hanterar personuppgifter inom ramen för vårt lojalitetsprogram hittar du i avsnitt 2.2 Medlemsprogrammet.

SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Skapa och distribuera marknadsföring: Att skicka visa erbjudanden, kampanjer och inbjudningar till tävlingar eller event i våra digitala kanaler – såsom e-post, sociala medier, sökmotorer och pushnotiser i vår mobilapp. Denna marknadsföring kan vara både allmän och personanpassad.

• Mätning och optimering: Att analysera effektiviteten, räckvidden och resultatet av våra kampanjer. Detta inkluderar att mäta konverteringar (klick) via annons-ID samt engagemang i e-post och pushnotiser (såsom öppnings- och klickfrekvens) för att utvärdera våra partners resultat.

• Retargeting (återannonsering): Att visa relevanta och anpassade annonser för dig på externa webbplatser, sökmotorer och sociala medier baserat på vilka filmer, produkter eller tjänster du har visat intresse för på våra egna plattformar.

• Målgruppssegmentering: Att gruppera kunder utifrån gemensamma kännetecken, köpvanor och digitala beteenden för att kunna identifiera rätt målgrupp och rikta mer träffsäker annonsering via externa kanaler.

• Kundundersökningar: Att skicka ut enkäter och undersökningar via digitala kanaler för att följa upp graden av kundtillfredsställelse, samla in feedback och därigenom förbättra vår verksamhet och våra produkter.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress och ort.

• Gäst- och kundprofil (länkade uppgifter): Kund-id och länkade uppgifter, som beställningshistorik.

• Tekniska data och beteendedata: IP-adress, enhets- och annonsidentifierare, teknisk information om webbläsare samt app- och webbinteraktioner (såsom sidvisningar, klick- och surfhistorik) som samlas in via cookies och liknande spårningsteknik.

• Interaktionsdata (e-post): Statistik över öppningsfrekvens, klickfrekvens och konverteringsgrad.

• Kampanj- och interaktionsdata: Kampanjdata samt statistik över öppningsfrekvens, klickfrekvens och konverteringsgrad (klick spårat till specifika annonser via annons-ID) för e-post, pushnotiser och digitala annonser (när sådan mätning används).

• Undersökningsdata: Svar, fritextkommentarer och feedback som du lämnar i samband med att du besvarar våra kundundersökningar.

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Samtycke: Denna grund används när du väljer att godkänna marknadsföring från oss, exempelvis i samband med att du registrerar ett konto, eller när du accepterar cookies på vår webbplats och i vår app. Det omfattar digitala marknadsföringsaktiviteter såsom spårning via marknadsföringscookies, retargeting samt anpassade annonser i sociala medier. För dig som är registrerad medlem inkluderar detta även att vi kan använda dina kontaktuppgifter (såsom en krypterad e-postadress) för att visa relevanta annonser till målgrupper på externa plattformar.

• Målgruppsmatchning för medlemmar: För dig som är registrerad medlem inkluderar samtycket även att vi kan dela en krypterad kundidentifierare (såsom en hashad e-postadress eller ett enhets-ID) med våra annonspartners för matchning mot deras databaser. Uppgifterna krypteras via hashning så att de inte kan läsas av någon obehörig. Om ingen matchning hittas hos partnern förstörs dina uppgifter omedelbart och på ett säkert sätt.

• Du har kontrollen: Ditt samtycke är helt frivilligt. Du kan när som helst avregistrera dig eller ändra dina inställningar via dina kontosidor, stänga av pushnotiser i mobilen, ändra dina cookie-val eller använda avregistreringslänken i våra utskick. Om du väljer att avregistrera dig eller återkalla ditt samtycke upphör vi omedelbart att använda dina uppgifter för anpassad reklam och målgruppsmatchning. Du kan även hindra Google Analytics från att använda dina uppgifter genom att installera Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Mer information hittar du här. För att kontrollera hur annonspartners som Meta, TikTok eller Google visar annonser för dig utanför våra plattformar, kan du även ändra inställningarna för annonser direkt på respektive plattforms egna användarsidor.

• Berättigat intresse: Denna grund används när du har genomfört ett köp av biobiljetter och besökt oss. Vi har ett berättigat affärsintresse av att löpande kunna följa upp din upplevelse och erbjuda dig relevanta tjänster. Det innebär att vi efter ett köp skickar ut digital marknadsföring som omfattar både kundundersökningar och aktuella erbjudanden och kampanjer. 
  

• Du har alltid rätt att när som helst invända mot denna behandling. Det gör du enklast genom att använda den avregistreringslänk som finns inkluderad i samtliga våra marknadsföringsmejl och enkätutskick. Om du väljer att avregistrera dig upphör vi omedelbart att skicka denna typ av uppföljande kommunikation och erbjudanden till dig.

LAGRINGSTID Vi behandlar inte dina uppgifter längre än vad som krävs för att kunna tillhandahålla marknadsföring, kampanjer och kundundersökningar:

• Medlemskommunikation (Samtycke): Vi behandlar dina uppgifter för detta ändamål så länge du har ett aktivt medlemskap hos oss eller tills du återkallar ditt samtycke via dina kontoinställningar eller via avregistreringslänken i varje utskick. Om du avregistrerar dig upphör behandlingen omedelbart.

• Gästkommunikation (Berättigat intresse): Vi behandlar dina uppgifter för löpande marknadsföring och kundundersökningar i upp till 12 månader efter ditt senaste köp av biobiljetter, såvida du inte aktivt väljer att invända mot behandlingen dessförinnan.

• Om du som gäst väljer att avregistrera dig från vår marknadsföring eller våra kundundersökningar, sparas en begränsad uppgift (såsom din e-postadress) i en spärrlista för att säkerställa att du inte får nya utskick mot din vilja.

• Cookies och spårningsdata: Tekniska data som samlas in via cookies för annonsering och retargeting raderas eller anonymiseras i enlighet med livslängden för respektive cookie, vilket specificeras i vårt Cookiemeddelande. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för cookies som används till riktad och anpassad annonsering. Det gör du antingen direkt i Cookiemeddelandet, via länken ”Cookieinställningar” under ”Hjälp & kontakt” i webbplatsens sidfot, eller under inställningarna i mobilappen.

• Kundundersökningar: Personuppgifter som används för att genomföra och samla in svar från kundundersökningar sparas i upp till 3 månader. Därefter raderas personuppgifterna eller anonymiseras och aggregeras svaren helt för statistiska ändamål.

MOTTAGARE Vi delar endast dina personuppgifter med utvalda partners och tjänsteleverantörer när det krävs för att kunna tillhandahålla, mäta och optimera vår marknadsföring och våra kundundersökningar. Vilka webbaserade tjänster som är aktiva för närvarande framgår av cookieinställningarna.

• Leverantörer av marknadsförings- och kommunikationstjänster: Tjänsteleverantörer för e-post, marknadsautomation och plattformslösningar (såsom CRM och CEP) för att administrera utskick av erbjudanden och pushnotiser.

• Analys- och enkätleverantörer: Partners som tillhandahåller digitala analysverktyg för att mäta webbplatstrafik och kampanjeffektivitet, samt system för att skicka ut, sammanställa och analysera kundundersökningar.

• Annonspartners (Sociala medier, sökmotorer och annonsnätverk): Vi samarbetar med externa partners för att göra vår digitala annonsering effektiv. Detta inkluderar sociala medier (såsom Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, TikTok och Snapchat) samt Google (för onlineannonsering/bannerannonser och sökmotorannonsering/sponsrade länkar). Varje annonspartner är självständigt personuppgiftsansvarig för sin egen del av behandlingen efter mottagandet, däribland eventuell överföring av personuppgifter till länder utanför EES.

• Annonspartners (Sociala medier, sökmotorer och annonsnätverk): Vi samarbetar med externa partners för att göra vår digitala annonsering effektiv. Detta inkluderar sociala medier (såsom Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, TikTok och Snapchat) samt Google (för onlineannonsering/bannerannonser och sökmotorannonsering/sponsrade länkar). Varje annonspartner är självständigt personuppgiftsansvarig för sin efterföljande behandling, däribland eventuell överföring av personuppgifter till länder utanför EES.

2.4 TÄVLING OCH EVENT
Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter när du deltar i tävlingar, medlemskvällar eller andra event som vi anordnar. Genom dessa aktiviteter vill vi administrera ditt deltagande, leverera vinster samt utvärdera och marknadsföra våra event. Vi använder personuppgifter som vi samlar in från dig i samband med att du anmäler dig eller registrerar ditt deltagande samt nödvändiga uppgifter du lämnar till oss eller den partner som ansvarar för leverans av ditt pris.

SYFTE MED BEHANDLINGEN

• Administrera deltagande i tävlingar och event: Att registrera din anmälan, administrera, genomföra och kontrollera bidragen, bekräfta ditt deltagande, ge dig tillgång till eventplatsen samt kommunicera relevant information kring tävlingen eller eventet.

• Hantera tävlingsresultat och vinster: Att utse, kontakta och offentliggöra vinnare samt administrera och följa upp prisleveranser.

• Verifiera villkor: Att kontrollera och verifiera att du uppfyller kriterierna och villkoren för deltagande, exempelvis att verifiera din ålder.

• Utvärdera och förbättra: Att utvärdera genomförda tävlingar och event för att kunna förbättra framtida deltagarupplevelser.

• Marknadsföring och dokumentation: Att fotografera och filma under våra event för att kunna göra reklam för framtida event på vår webbplats, i sociala medier och i vårt marknadsföringsmaterial.

• Särskilda ändamål: Att uppfylla eventuella andra specifika syften som angavs i samband med insamlingstillfället.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Identifikations- och kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer, leveransadress och födelseår (eller specifik ålder).

• Verifieringsdata: Bilagor eller kopior av biobiljetter samt specifika bokningsuppgifter som du skickar in för att bevisa att du är berättigad att delta i den aktuella tävlingen eller eventet.

• Tävlingsbidrag: Citat, personliga motiveringar och andra uppgifter som du lämnar som en del av ditt tävlingsbidrag.

• Bild- och filmmaterial: Foto och video som tas under event. Om vi har för avsikt att fotografera eller filma vid ett specifikt event blir du alltid meddelad om detta i förväg.

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Avtal: När en tävling eller ett event styrs av särskilda tävlings- eller deltagarvillkor baserar vi behandlingen på vårt avtal med dig. Detta krävs för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter, som att administrera bidrag, utse en vinnare eller leverera ett pris.

• Berättigat intresse: Vi baserar behandlingen på vårt berättigade intresse när vi administrerar allmänna tävlingar och event utan särskilda villkor, samt när vi utvärderar aktiviteterna för att förbättra vår verksamhet. Denna grund används också när vi filmar och fotograferar under våra event för att kunna marknadsföra våra tjänster och göra reklam för framtida event på vår webbplats, i sociala medier och i vårt marknadsföringsmaterial.

• Information och din rätt att invända: Om vi har för avsikt att fotografera eller filma vid ett event kommer du alltid att bli meddelad om detta i förväg. Du har full rätt att invända mot att synas på bild eller film, och en sådan invändning påverkar självklart inte ditt deltagande i tävlingen eller din möjlighet att gå på eventet. Kontakta vår personal på plats eller via kontaktuppgifterna i detta meddelande så ser vi till att du inte filmas eller fotograferas.

• Rättslig förpliktelse: Denna grund tillämpas när vi måste behandla eller lämna ut dina personuppgifter för att uppfylla lagar och rättsliga förpliktelser, såsom att lämna ut nödvändiga uppgifter till myndigheter om det är tillämpligt.

• Samtycke: I de fall behandlingen av dina personuppgifter kräver ett explicit samtycke (exempelvis vid specifika tävlingsvillkor) inhämtar vi detta i samband med din anmälan.

LAGRINGSTID Vi sparar och behandlar dina uppgifter under följande tidsperioder:

• Allmänna deltagaruppgifter: Personuppgifter som lämnats i samband med en tävling eller ett event raderas eller anonymiseras trettio (30) dagar efter att aktiviteten har avslutats.

• Vinnare i tävlingar: Om du har utsetts till vinnare i en tävling sparar vi dina uppgifter i upp till sex (6) månader efter avslutad tävling för att hantera vinsten och eventuella frågor. Observera att den externa prisleverantören (som är självständigt personuppgiftsansvarig) kan komma att spara dina uppgifter under en längre tid om det krävs för att kunna genomföra och leverera priset, exempelvis om en vinstresa ligger längre fram i tiden.

• Bild- och filmmaterial: Foto och video för marknadsföringsändamål lagras så länge materialet är aktuellt för våra kampanjer och vår kommunikation, eller tills du väljer att invända mot behandlingen.

MOTTAGARE Vi delar endast dina personuppgifter med utvalda mottagare när det är nödvändigt för att administrera tävlingen, eventet eller prisutdelningen:

• IT- och systemleverantörer: Partners som tillhandahåller de tekniska plattformarna för elektronisk kommunikation, bokningssystem samt onlineformulär för insamling av deltagaruppgifter.

• Koncernbolag: I de fall en tävling anordnas centralt inom ODEON Cinemas Group kan dina uppgifter delas med andra företag inom vår koncern för att kunna administrera tävlingen.

• Prisleverantörer och externa sponsorer: Om du utses som vinnare kommer dina kontaktuppgifter att lämnas över till den aktuella prisleverantören i syfte att de ska kunna kontakta dig. För att genomföra leveransen av priset kan leverantören samla in ytterligare nödvändiga personuppgifter direkt från dig. Denna partner är självständigt personuppgiftsansvarig för sin egen behandling av personuppgifter, och deras egen integritetspolicy tillämpas för denna hantering.

• Andra tävlingsdeltagare: Ditt förnamn och din hemort kan komma att lämnas ut till andra deltagare som begär detta i enlighet med gällande tävlingsvillkor. Om du vill invända mot att dessa uppgifter lämnas ut, ska du meddela oss om detta så snart som möjligt efter att du har blivit kontaktad om vinsten.

Myndigheter: Vi kan dela nödvändiga uppgifter med myndigheter om det krävs för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

2.5 ANALYS OCH AFFÄRSUTVECKLING

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter för att utvärdera, utveckla och förbättra våra produkter, tjänster, kundupplevelser och fysiska biografer. Genom dessa aktiviteter vill vi göra våra tjänster mer användarvänliga, mäta teknisk prestanda samt följa upp graden av kundtillfredsställelse. Som huvudregel utförs alla analyser med sammanställda (aggregerade) eller pseudonymiserade uppgifter som inte kan kopplas direkt till dig som individ. Personuppgifter i produktionsmiljö används endast undantagsvis i samband med nödvändig felsökning, felrättning samt sluttester av integrationer. För användningen av vår digitala chatbot och hur dina frågor hanteras i verktyget gäller även särskilda regler som du hittar i våra Användarvillkor för Filmstadens Chatbot.

SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Produkt- och tjänsteutveckling: Att förstå hur våra tjänster och biljettflöden används för att utveckla webbplatsen, mobilappen, biograferna och kundupplevelsen (t.ex. justera användargränssnitt för att förbättra navigering och läsbarhet). Detta inkluderar även att utvärdera och förbättra vår chatbot och dess svarskvalitet genom att analysera historiska konversationer och fritextfrågor i en stängd miljö.

• Personlig shoppingupplevelse: Att utföra analys och målgruppssegmentering av köp- och användarbeteenden för att kunna ge dig en mer personlig och relevant shoppingupplevelse i våra digitala kanaler och erbjudanden.

• Optimering av annonsering: Att mäta, analysera och dela begränsade uppgifter med våra annonspartners i syfte att optimera annonsernas målinriktning, räckvidd och prestanda.

• Affärsutveckling via gästundersökningar: Att kontakta dig med förfrågningar och bjuda in till frivilliga gäst- eller kundundersökningar efter ett besök för att mäta kundtillfredsställelse och förbättra vår verksamhet.

• Teknisk prestanda och felsökning: Att mäta teknisk prestanda, identifiera förbättringsområden samt genomföra testning, felsökning och felrättning i våra system.

• Statistik och uppföljning: Att samla in övergripande statistik om användningen av våra plattformar samt mäta engagemang (t.ex. öppnings- och klickfrekvens) i vår e-postkommunikation som underlag för långsiktiga förbättringar.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Kontakt- och orderuppgifter: E-postadress, ort, leveransadress, ordernummer, transaktionsdata (t.ex. produktinformation, ordervärde, betalningssätt) och orderhistorik.

• Identifierare: Medlems-ID (ej medlemsnummer) och annons-ID.

• Undersöknings- och chatthistorik: Svar och lämnade kommentarer i fritextfält från gästundersökningar samt konversationer, frågor och information som du själv anger i fritextfält när du interagerar med vår chatbot.

• Tekniska data och loggar: Tekniska identifierare (enhets-ID, enhetsinformation, webbläsardata), IP-adress, besöks- och klickdata samt fel- och logguppgifter.

• Kampanj- och interaktionsdata: Mätvärden och statistik om e-postinteraktioner (öppnings- och klickfrekvens).

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Berättigat intresse: Vi baserar behandlingen på vårt berättigade intresse när vi utvärderar, utvecklar och förbättrar våra tjänster, system och den allmänna verksamheten. Detta inkluderar teknisk felsökning, analys av chatbot-interaktioner för att förbättra vår digitala service, grundläggande analys för en optimerad shoppingupplevelse samt att vi via e-post skickar ut inbjudningar till frivilliga gästundersökningar efter ett köp. Vi har ett starkt affärsintresse av att säkerställa att våra biografer, kundtjänstverktyg och digitala flöden håller högsta kvalitet.

• Samtycke: Denna grund tillämpas för personuppgifter som samlas in via analyscookies, spårningspixlar eller annan icke-nödvändig spårningsteknik för avancerad beteendeanalys samt delning av identifierare med annonspartners för riktad annonsering.

• Du har kontrollen: Ditt samtycke är helt frivilligt. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för cookies via länken ”Cookieinställningar” i vår sidfot eller i mobilappens inställningar eller via vårt Cookiemeddelande. Du kan även förhindra spårningspixlar i mejl genom att inaktivera automatisk inläsning av bilder i din e-postleverantörs inställningar.

LAGRINGSTID

• Gäst- och kundundersökningar: Personuppgifter som används för att genomföra och samla in svar från gästundersökningar sparas i upp till 3 månader efter att undersökningen slutförts. Därefter raderas personuppgifterna eller anonymiseras svaren permanent.

• Tekniska data, loggar och chatbot-analyser: Tekniska data, loggar, testmaterial samt chatthistorik som används för analys och prestandaförbättringar sparas inte längre än vad som behövs för den specifika analysen, testet eller felrättningen.

• Regler för testdata: Vi använder i första hand syntetiska (anonymiserade eller fejkade) testuppgifter i våra utvecklingsmiljöer. Om produktionsuppgifter (riktiga kunduppgifter) undantagsvis måste användas i en testmiljö ska användningen vara absolut nödvändig, dokumenterad, behörighetsbegränsad och förenad med en fastställd raderingsplan.

• Cookies och spårningsdata: Data raderas eller anonymiseras i enlighet med livslängden för respektive cookie, vilket specificeras i vårt Cookiemeddelande

MOTTAGARE

Vi delar endast dina personuppgifter med utvalda leverantörer och partners när det krävs för att uppfylla de ändamål som anges ovan:

• Tekniska leverantörer: Partners som tillhandahåller system, chatbot-plattformar och molntjänster för dataanalys, webbanalys, testning, felsökning och underhåll av våra digitala plattformar.

• Leverantörer av marknadsautomation: IT-leverantörer som administrerar våra e-postutskick och plattformslösningar (CRM/CEP) och hanterar tillhörande interaktionsstatistik.

• Samarbetspartners för gästundersökningar: Företag som administrerar våra frivilliga gästundersökningar och hanterar kundupplevelser, specifikt SMG (Service Management Group) och SYNO International.

• Medie- och annonspartners: Vi kan dela begränsade uppgifter (såsom tekniska identifierare eller annons-ID) med externa annonspartners i syfte att mäta och optimera våra kampanjers målinriktning och prestanda. Varje annonspartner är självständigt personuppgiftsansvarig för sin efterföljande behandling.

2.6 KUNDSERVICE

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter när du kontaktar vår kundservice via e-post, telefon, digital chatt, sociala medier eller i samband med ett besök på våra biografer. Genom dessa aktiviteter vill vi hantera dina supportärenden, besvara frågor samt följa upp hur nöjd du är med den hjälp du fick. För användningen av vår automatiserade chatbot och hur dina frågor hanteras i verktyget gäller även särskilda regler som du hittar i våra Användarvillkor för Filmstadens Chatbot.

SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Hantera supportärenden, återköp och reklamationer: Att administrera, utreda och besvara dina frågor, klagomål, återköp och reklamationer samt tillhandahålla teknisk support gällande exempelvis medlemskonton, betalningar och beställningar.

• Kundkommunikation: Att vid behov kontakta dig via e-post, telefon, sociala medier eller andra kanaler för att ge support och besvara dina frågor om våra tjänster och produkter.

• Uppföljning av kundnöjdhet: Att kontakta dig efter att ett ärende har avslutats med en inbjudan till en frivillig kundserviceundersökning för att mäta kundtillfredsställelse och utvärdera den support du fick.

• Medarbetarutbildning (medlyssning): Att i utbildnings- och utvecklingssyfte låta en handledare eller kollega lyssna på pågående telefonsamtal i realtid som stöd för våra medarbetares utveckling.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Identifikations- och kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer och leveransadress.

• Konto- och transaktionsuppgifter: Medlemsnummer (om tillämpligt) samt betalnings- och transaktionsuppgifter som krävs för att lösa ditt specifika ärende.

• Användargenererat innehåll och loggar: Innehåll i e-postmeddelanden, interaktionsloggar, chattutskrifter samt konversationer och information som du själv anger i fritextfält när du interagerar med vår chatbot, samt ljud vid medlyssning i realtid.

• Tekniska data: Enhetsidentifierare och teknisk information om din enhet (vid användning av chatbifunktioner).

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Berättigat intresse: Vi baserar behandlingen på vårt berättigade intresse som företag. Vi har ett starkt och motiverat affärsintresse av att kunna ge dig bästa tänkbara kundservice, hantera supportärenden effektivt samt följa upp kundnöjdheten för att förbättra vår service. Detta inkluderar även att vi i utbildningssyfte kan lyssna på pågående samtal i realtid för att kvalitetssäkra vår service.

• Du har kontrollen: Du har alltid rätt att invända mot behandling som stödjer sig på ett berättigat intresse. Om du efter ett avslutat ärende inte vill få vår kundserviceundersökning kan du enkelt avstå från att svara eller använda den avregistreringslänk som finns i utskicket. Du kommer alltid att informeras i förväg om medlyssning kan förekomma under samtalet.

• Avtal / Rättslig förpliktelse: I de fall ditt kundserviceärende rör en specifik bokning, reklamationsrätt enligt konsumentköplagen eller hantering av lagstadgade rättsanspråk, behandlar vi uppgifterna för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att uppfylla gällande lagkrav.

LAGRINGSTID Vi sparar och behandlar dina uppgifter inom ramen för kundservice under följande tidsperioder:

• Kundserviceärenden: Som huvudregel sparar vi dina personuppgifter i upp till 18 månader från och med den tidpunkt då ditt kundserviceärende registreras. Uppgifterna sparas så länge det krävs för att vi ska kunna hjälpa dig med ärendet samt för att kunna hantera eventuella efterföljande rättsanspråk.

• Telefonsamtal (medlyssning): De samtal där medlyssning sker i realtid spelas inte in. Det innebär att inga röstfiler eller samtalsdata från medlyssningen lagras i våra system efter att samtalet har avslutats.

• Förlängd lagring: Vi kan fortsätta att lagra och använda dina uppgifter under en längre tid om vi har återstående rättsliga förpliktelser gentemot dig (t.ex. pågående reklamationsärenden) eller om vi av andra tvingande rättsliga skäl är förhindrade att radera dem.

• Nedladdning av chattdata: Observera att du som användare har möjlighet att ladda ner dina egna chattloggar direkt från vår chatbot på filmstaden.se. Du har även möjlighet att själv radera din chatthistorik direkt i verktyget när du vill.

MOTTAGARE Vi delar endast dina personuppgifter med utvalda leverantörer och plattformar när det krävs för att kunna administrera och lösa dina kundserviceärenden:

• IT- och systemleverantörer: Partners som tillhandahåller de tekniska plattformarna för elektronisk kommunikation, telefonsystem, ärendehanteringssystem samt digitala chatbot-verktyg som vi använder i vårt kundservicearbete.

• Sociala medieplattformar: När du väljer att kontakta oss via externa plattformar (exempelvis på vår Facebooksida) delas textmeddelanden och den information du uppger även med den aktuella socialamedieplattformen. Detta sker i enlighet med plattformens egna användarvillkor och integritetspolicy som du godkände vid registreringen. Respektive plattform är självständigt personuppgiftsansvarig för sin efterföljande behandling, och vi åtar oss inget ansvar för deras hantering av dina uppgifter.

2.7 SÄKERHET

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter för att skydda våra besökare, kunder, medarbetare, tillgångar och vår verksamhet. Genom dessa säkerhetsåtgärder vill vi upprätthålla en trygg miljö i våra lokaler samt förebygga och utreda incidenter både digitalt och på våra biografer.

Vi använder uppgifter som vi samlar in via våra digitala tjänster, information från incidentrapportering samt bild- och filmmaterial från kameraövervakning i våra fysiska lokaler.

SYFTE MED BEHANDLINGEN

• Säkerhet online: Att skydda våra kunder, användare, tillgångar och företaget digitalt mot cyberattacker, bedrägerier, missbruk av våra plattformar och andra skadliga eller obehöriga aktiviteter.

• Säkerhet offline (på biograferna): Att upprätthålla en säker miljö offline och skydda individer (besökare och medarbetare), lokaler, utrustning samt den information som finns i dessa mot incidenter, olyckor och illvilliga eller brottsliga aktiviteter. I detta syfte använder vi kameraövervakning på vissa platser i våra biografer och lokaler.

• Incidenthantering: Att bedöma, utreda, dokumentera och rapportera enskilda incidenter, olyckor eller misstänkta/konstaterade händelser, samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och tvister.

• Bedrägeribekämpning och kontroll: Att identifiera och stoppa onormalt beteende eller misstänkta bedrägerier mot dig eller oss, vilket kan innefatta att blockera pågående transaktioner eller tillfälligt neka användare tillgång till våra digitala tjänster.

• Säkerhetsanalys: Att generera säkerhetsanalyser och interna rapporter på sammanställd och aggregerad nivå för att utveckla och förbättra vårt långsiktiga säkerhetsarbete.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer och leveransadress.

• Konto-, order- och transaktionsuppgifter: Kund-ID, medlemsnummer, betalningsuppgifter, ordernummer, orderhistorik och köpbeteende (för att upptäcka avvikande mönster).

• Tekniska data och loggar: IP-adress, tekniska loggar och uppgifter om misstänkta eller konstaterade händelser kopplade till IT-säkerhet.

• Kameramaterial: Övervakningsbilder och videoupptagningar samt uppgifter om tid och plats för inspelningen. Du behandlas i dessa system när du befinner dig inom våra kamerors synfält.

• Incident- och olycksloggar: Loggar som kan innehålla uppgifter om uppkomna skador, fordringsägarens identitet och kontaktinformation samt andra detaljer om händelsen inklusive misstänkt eller konstaterad brottslig verksamhet.

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Berättigat intresse: Om det inte finns en specifik rättslig skyldighet baserar vi behandlingen på vårt berättigade intresse. Vi har ett tvingande och tungt vägande affärs- och trygghetsintresse av att upprätthålla säkerhet och skydd för personer, vår verksamhet och våra tillgångar, både online och offline.

• Information på plats: Vi informerar alltid om kameraövervakning genom tydlig skyltning i anslutning till de bevakade områdena på biograferna. På skyltarna framgår bland annat kontaktuppgifter till oss.

• Du har kontrollen: Du har rätt att invända mot behandling som stödjer sig på ett berättigat intresse. Vid kameraövervakning och bedrägeribekämpning väger dock vårt intresse av att garantera säkerhet och förebygga brott i regel mycket tungt.

• Rättslig förpliktelse: Denna grund tillämpas när behandling eller utlämnande av personuppgifter krävs enligt lag, till exempel för att utreda misstänkta brott på tvingande begäran av brottsbekämpande myndigheter.

LAGRINGSTID Vi sparar och behandlar dina uppgifter i säkerhetssyfte under följande tidsperioder:

• Allmänna säkerhetsuppgifter: Vi behåller inte dina personuppgifter längre än vad som krävs för att uppfylla det specifika säkerhets-, analys- eller utredningsändamålet.

• Kameraövervakningsmaterial: Bilder och filmer från våra övervakningskameror sparas normalt i högst 30 dagar. Därefter raderas eller överskrivs materialet automatiskt.

• Förlängd lagring vid incidenter: Om det behövs på grund av en konkret incident, en myndighetsbegäran eller för att fastställa ett rättsligt anspråk sparar vi kopior av kameramaterialet och incidentuppgifterna längre. De bevaras då så länge som de behövs för utredningen, den rättsliga tvisten eller det efterföljande kravet.

MOTTAGARE Vi delar endast dina personuppgifter med utvalda mottagare när det är absolut nödvändigt för att upprätthålla säkerheten eller hantera en händelse:

• Säkerhets- och kameraleverantörer: Externa företag som tillhandahåller fysiska eller digitala säkerhetstjänster (t.ex. väktarbolag, kamerasystemleverantörer eller cybersäkerhetspartners) samt våra interna säkerhetsrepresentanter.

• Försäkringsbolag och juridiska rådgivare: I samband med utredning av olyckor, skador eller vid hantering av rättsliga anspråk och tvister kan uppgifter delas med våra försäkringsbolag och juridiska ombud.

• Behöriga myndigheter: Dina personuppgifter, incidentrapporter och videomaterial kan komma att delas med behöriga myndigheter, exempelvis Polisen, när det finns rättsligt stöd för detta eller om vi är ålagda att uppfylla en rättslig förpliktelse.

2.8 EFTERLEVNAD AV LAGAR OCH RÄTTSLIGA ANSPRÅK

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter för att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter, hantera myndighetskontakter samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Som företag är vi skyldiga att följa gällande lagstiftning och myndighetsbeslut. SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Uppfylla rättsliga förpliktelser och myndighetsbeslut: Att behandla personuppgifter för att efterleva tvingande lagstiftning och fullgöra exempelvis bokförings-, skatte-, konsument-, säkerhets- och sanktionskrav.

• Hantera rättsliga anspråk: Att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och tvister gentemot kunder, partners eller myndigheter.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Ärendespecifika uppgifter: Vi behandlar de personuppgifter som krävs och är nödvändiga i det enskilda fallet baserat på gällande lagstiftning, till exempel identitets-, kontakt-, order-, transaktions-, fakturerings-, incident- eller kommunikationsuppgifter.

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Rättslig förpliktelse: Denna grund tillämpas för den behandling som krävs enligt lag eller myndighetsbeslut (t.ex. lagring enligt bokföringslagen).

• Berättigat intresse: Vi baserar behandlingen på vårt berättigade intresse när vi hanterar, utreder och driver rättsliga anspråk eller tvister. Vi har ett tvingande och skyddsvärt intresse av att kunna försvara vår verksamhet och våra juridiska rättigheter.

LAGRINGSTID

• Lagstadgad lagring och preskriptionstid: Uppgifterna sparas under den tid som följer av tillämplig lag, myndighetsbeslut, gällande preskriptionsregler eller så länge ett rättsligt anspråk eller en tvist pågår.

• Exempel: Uppgifter som omfattas av bokföringslagen sparas i regel i sju (7) år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

MOTTAGARE

• Myndigheter och professionella aktörer: Vi delar dina personuppgifter med behöriga myndigheter, domstolar, revisorer, försäkringsbolag, banker samt juridiska eller andra professionella rådgivare när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att hantera ett rättsligt anspråk.

2.9 SOM REPRESENTANT FÖR FÖRETAG ELLER ANNAN ORGANISATION

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter för företags-, media- och evenemangsförsäljning när du agerar som representant för ett företag eller en organisation. Genom dessa aktiviteter vill vi hantera affärsrelationer, administrera företagskonton, leverera beställda tjänster samt erbjuda relevant information och marknadsföring. Vi använder personuppgifter som vi får från dig när du kontaktar oss, gör en beställning eller använder våra digitala företagstjänster.

SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Hantera affärsrelationer och avtal: Att utvärdera potentiella affärspartners, administrera befintliga relationer, hantera upphandlingar, kontraktsskrivning samt genomföra finansiella transaktioner.

• Tillhandahålla tjänster och support: Att fullgöra dina begäranden, kommunicera kring produkter, skapa och administrera företagskonton i våra system samt hantera klagomål och ge teknisk support.

• Administrera företagsevenemang: Att hantera bokningar av möten, konferenser och event, inklusive inbjudningar, uppföljning och avbokningar.

• Direktmarknadsföring: Att distribuera marknadsföringsmaterial, nyhetsbrev och erbjudanden om produkter och tjänster som du eller ditt företag har visat intresse för.

• Analys och affärsutveckling: Att utvärdera och förbättra våra tjänster genom frivilliga kundundersökningar samt samla in statistik via cookies för att få underlag till långsiktiga förbättringar.

• Säkerhet och lagkrav: Att skydda kundinformation och de system som hanterar den, samt uppfylla lagstadgade krav som exempelvis följer av bokföringslagen.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Kontakt- och företagsuppgifter: Namn, roll, arbetsgivare eller organisation e-postadress, telefonnummer, leveransadress, faktureringsuppgifter, de beställnings- eller bokningsuppgifter som lämnas samt kundnummer och användaruppgifter (om relevant).

• Tekniska data: IP-adress, enhetsidentifierare samt teknisk information om din enhet och webbläsare.

• Beteendedata: Sidvisningar, klick- och surfhistorik som samlas in via cookies eller liknande teknik på våra företagssidor.

• Ärendespecifik information: Eventuell ytterligare information och fritextfeedback som du lämnar i samband med en beställning, bokning eller kundundersökning.

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Avtal: Denna grund används när behandlingen behövs för att hantera en beställning eller affärsrelation, exempelvis genom ett köp på våra webbplatser eller när du använder ett företagskonto.

• Berättigat intresse: Denna grund används utifrån vårt berättigade intresse av att kommunicera med befintliga och potentiella affärskontakter, utveckla våra tjänster och produkter, samt marknadsföra relevanta erbjudanden till dig i framtiden.

• Samtycke: Denna grund tillämpas för prenumeration av nyhetsbrev för företag eller när cookies används för analys och statistik när det krävs.

• Du har kontrollen: Ditt samtycke är helt frivilligt och du kan när som helst dra tillbaka det via avregistreringslänken i mejlen. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för cookies som används till riktad och anpassad annonsering. Det gör du antingen direkt i Cookiemeddelandet, via länken ”Cookieinställningar” under ”Hjälp & kontakt” i webbplatsens sidfot, eller under inställningarna i mobilappen.

• Rättslig förpliktelse: Denna grund tillämpas när behandlingen är nödvändig för att uppfylla de krav som ställs på oss enligt gällande lag, exempelvis för bokföring.

LAGRINGSTID

• Affärsrelationer och avtal: Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som anses nödvändigt med hänsyn till ändamålen för behandlingen av personuppgifterna. I vissa förekommande fall sparas dina uppgifter en längre tid om det finns ett lagkrav, en pågående tvist eller oavslutade åtaganden gentemot dig som kund.

• Kundundersökningar: Personuppgifter som används för att genomföra och samla in svar från kundundersökningar sparas i upp till 3 månader. Därefter anonymiseras eller raderas uppgifterna. 
  

• Samtyckesbaserade data: För behandling av personuppgifter för de ändamål som baseras på ditt samtycke kommer vi att behålla uppgifterna tills du återkallar ditt samtycke.

• Användaruppgifter: Personuppgifter kopplade till ditt användarkonto för företagstjänster sparas i 36 månader och baseras på inaktivitet som exempelvis senaste order- eller inloggningsdatumet. 
  

• Distribution av biljettkoder (vår roll som biträde): Om du har skapat ett företagskonto för distribution av biljettkoder, sparas personuppgifter som ditt företag har laddat upp till tjänsten i 16 månader från och med uppladdningstillfället.

• Distribution av biljettkoder (vår roll som biträde): För personuppgifter som du eller ditt företag laddar upp i portalen för distribution av biljettkoder agerar vi som personuppgiftsbiträde. Denna hantering och dess specifika lagringstider (16 månader) regleras helt i vårt separata personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) som godkänns i samband med att kontot skapas.

MOTTAGARE 

• IT- och marknadsföringsleverantörer: Vi delar dina uppgifter med leverantörer som tillhandahåller digital marknadsföring, IT-lösningar för ERP/affärssystem samt plattformar som hanterar bokning av möten, konferenser och evenemang. Detta inkluderar även driften av vår IT-lösning för distribution av biljettkoder, där företagskunder kan ladda upp CSV-filer för elektronisk leverans.

• Självständigt personuppgiftsansvariga partners: Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med parter som självständigt ansvarar för behandlingen av personuppgifter, vilket innebär att vi inte har kontroll över hur de uppgifter som lämnas ska behandlas. Exempel på sådana parter är banker, fraktföretag, speditörer samt betalföretag som tillhandahåller betallösningar för online och e-handel. När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt ansvarigt gäller företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

• Samarbetspartners för kundupplevelser: Du kan komma att bli kontaktad av oss genom någon av våra samarbetspartners för kundupplevelsehantering för att delta i en frivillig kundundersökning.

3. VAR OCH MED VEM PERSONUPPGIFTER DELAS MED

Vi delar endast dina personuppgifter med mottagare som behöver informationen för att uppnå de specifika ändamål som beskrivs i detta meddelande. Delning inom koncernen och vid affärstransaktioner

• ODEON Cinemas Group: Vi kan dela dina personuppgifter med andra bolag inom vår koncern för att exempelvis utföra konsumentdataanalyser, få marknadsinsikter och skapa marknadsföringsinnehåll.

• Företagsförändringar: Vi förbehåller oss rätten att överföra dina personuppgifter till en tredje part i händelse av en omorganisation, sammanslagning, förvärv eller annan affärstransaktion.

Överföring till länder utanför EU/EES Dina personuppgifter lagras och behandlas huvudsakligen inom EU/EES. När det är nödvändigt kan uppgifter överföras till och behandlas i ett land utanför EU/EES (tredje land). Varje sådan överföring sker i enlighet med gällande lagstiftning och utan att dina lagstadgade rättigheter påverkas:

• Adekvat skyddsnivå: Överföringen sker i första hand till länder eller mottagare som Europeiska kommissionen har beslutat har en adekvat skyddsnivå. Detta inkluderar överföringar till USA i de fall mottagaren är certifierad under det transatlantiska dataavtalet EU-US Data Privacy Framework (DPF).

• Standardavtalsvillkor (SCC): Om beslut om adekvat skyddsnivå saknas, eller om en amerikansk mottagare inte är certifierad under EU-US Data Privacy Framework, använder vi Europeiska kommissionens Standard Contractual Clauses för att säkerställa dina rättigheter.

• Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder: Utöver vår obligatoriska granskningsprocess vidtar vi alltid nödvändiga extra skyddsåtgärder, såsom kryptering, strikta åtkomstkontroller och pseudonymisering för att skydda din data.

• Tredjepartsöverföringar via spårningsteknik: Information om internationella överföringar som är kopplade till cookies och liknande spårningsteknik hittar du i den aktuella cookielistan i vårt Cookiemeddelande eller hos den berörda leverantörens egna integritetsmeddelande.

PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN Ett personuppgiftsbiträde är ett externt företag som behandlar uppgifter på uppdrag av oss och enligt våra strikta anvisningar. Vi har skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal (s.k. DPA) med samtliga biträden för att garantera informationens säkerhet och konfidentialitet. Vi använder personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• IT- och drifttjänster: Partners som tillhandahåller system, chatbot-plattformar, molnlösningar och support för dataanalys, webbanalys, medlemsdatabasen, vår mobilapp samt testning, felsökning, felrättning och underhåll av våra digitala plattformar, IT-lösningar, affärssystem (ERP) och telefonsystem [Filmstaden].

• Leverantörer av marknadsförings- och kommunikationstjänster: Tjänsteleverantörer för e-post, marknadsautomation och plattformslösningar (såsom CRM och CEP) för att administrera utskick av erbjudanden, pushnotiser och elektronisk kommunikation.

• Analys- och enkätleverantörer: Partners som tillhandahåller digitala analysverktyg för att mäta webbplatstrafik och kampanjeffektivitet, samt system för att skicka ut, sammanställa och analysera kund- och gästundersökningar (såsom SMG och SYNO International).

• Digitala företagstjänster: Drift av vår IT-lösning för distribution av biljettkoder.

• Mötes- och evenemangstjänster: System och partners som hanterar bokningar, onlineformulär, anmälningar och logistik kring kundevents, möten, tävlingar och konferenser.

• Kommunikations- och logistikpartners: Post-, transport- och logistiktjänster för utskick av e-post eller sms samt leverans av fysiska produkter och priser.

• Samarbetspartners för presentkort och storpacksbiljetter: När du köper presentkort eller värdebevis via våra digitala partnerlösningar delas dina uppgifter med den leverantör som tillhandahåller plattformen (där Filmstaden är personuppgiftsansvarig för hanteringen).

• Säkerhets- och kameratjänster: Leverantörer av cybersäkerhet, kamerasystem, fysiska säkerhetstjänster (väktarbolag) samt system för incidentrapportering

SJÄLVSTÄNDIGT PERSONUPPGIFTSANSVARIGA MOTTAGARE

Vi delar även dina personuppgifter med företag och aktörer som själva är självständigt personuppgiftsansvariga efter mottagandet. Det innebär att vi inte har kontroll över hur uppgifterna behandlas i deras system, och för denna hantering gäller respektive organisations egen integritetspolicy.

Vi delar uppgifter med självständigt ansvariga parter inom följande områden:

• Betallösningar och banktjänster: Kortinlösenföretag, banker, kreditinstitut och andra leverantörer av betaltjänster online och för e-handel.

• Försäkring och juridik: Försäkringsbolag vid skadereglering samt externa juridiska rådgivare vid hantering av rättsliga anspråk.

• Partners för målgruppsmatchning: När vi delar uppgifter (såsom e-postadresser eller cookie-identifierare) med sociala medier och annonsnätverk i syfte att matcha målgrupper för riktad annonsering, råder ett gemensamt personuppgiftsansvar mellan oss och partnern under själva matchningsprocessen. Vi ansvarar för att insamlingen och överföringen sker lagligt, medan respektive partner ansvarar för den efterföljande behandlingen på sina plattformar.

• Annonspartners och sociala medieplattformar: Vi delar uppgifter med externa partners och sökmotorer för att optimera vår digitala annonsering. Varje partner är självständigt personuppgiftsansvarig för sin efterföljande behandling efter mottagandet, inklusive eventuella överföringar till länder utanför EES. Om du interagerar med oss direkt på externa plattformar hanteras dina uppgifter i enlighet med plattformens egna användarvillkor.

• Transport och logistik: Företag som hanterar allmänna godstransporter, speditörer och logistikföretag.

• Telekom och nätverk: Mobiloperatörer och internetleverantörer som hanterar telefoni, data, internet och wifi-tjänster.

• Personal och rekrytering: Bemanning- och rekryteringsföretag.

• Offentliga myndigheter: Skatteverket, Polismyndigheten eller andra behöriga myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.

4. HUR VI SKYDDAR DINA PERSONUPPGIFTER

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse. Säkerhetsåtgärderna är anpassade till behandlingens art och de risker som är förknippade med hanteringen.

• Teknisk och organisatorisk säkerhet: Våra digitala plattformar och system skyddas bland annat genom kryptering (såsom hashning av identifierare), brandväggar, behörighetsstyrning och löpande säkerhetsuppdateringar.

• Begränsad åtkomst: Endast de medarbetare och leverantörer som absolut behöver dina personuppgifter för att kunna utföra sitt arbete har åtkomst till dem.

• Krav på leverantörer: Som beskrivs i avsnitt 3 ställer vi hårda krav på dokumenterade säkerhets- och incidentrutiner hos alla externa leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning.

• Incidenthantering: Om en personuppgiftsincident ändå skulle inträffa, har vi fastställda rutiner för att snabbt utreda, dokumentera och vid behov anmäla händelsen till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) samt informera dig som drabbats i enlighet med gällande lagstiftning.

5. COOKIES

Detta avsnitt beskriver hur vi behandlar personuppgifter genom cookies och andra spårningstekniker på vår webbplats. Genom dessa tekniker vill vi ge dig som besökare full tillgång till våra digitala funktioner och tjänster, analysera användarbeteenden, upprätthålla it-säkerheten samt leverera anpassat och personligt annonsinnehåll

SYFTET MED BEHANDLINGEN

• Tillhandahålla funktioner och tjänster: Att säkerställa att vår webbplats och mobilapp fungerar som de ska samt ge dig tillgång till grundläggande digitala tjänster.

• IT- och cybersäkerhet: Att skydda våra digitala plattformar, besökare och kundinformation mot cyberattacker, obehörig användning, bedrägerier samt att identifiera och hantera IT-säkerhetsincidenter.

• Analys och statistik: Att mäta, förstå och analysera användarnas beteenden på vår webbplats för att få underlag till förbättringar och framtida produktutveckling.

• Anpassad annonsering: Att leverera anpassade, relevanta och personliga annonser till dig i sociala medier och på andra digitala plattformar.

TYPER AV PERSONUPPGIFTER

• Digitala beteendedata: Information om hur du interagerar med vår webbplats (t.ex. sidvisningar, klick, surfhistorik och appinteraktioner).

• Tekniska identifierare: IP-adress, enhetsidentifierare (såsom annons-ID), webbläsardata och information om din enhet.

VAD ÄR EN COOKIE? En cookie är en liten textfil som placeras på din dator, mobiltelefon eller liknande enhet. De delas huvudsakligen in i följande kategorier:

• Sessionscookies (Temporära): Sparas tillfälligt på din enhet och raderas automatiskt så fort du stänger ner din webbläsare.

• Permanenta cookies: Har ett fastställt utgångsdatum och ligger kvar på din enhet tills detta datum har passerats. De raderas nästa gång du återbesöker den webbplats som skapade dem.

• Förstapartscookies: Cookies som placeras direkt på vår webbplats av oss själva.

• Tredjepartscookies: Cookies som placeras på vår webbplats av en tredje part med vårt tillstånd (t.ex. av våra analys- eller annonspartners).

RÄTTSLIG GRUND OCH MOTIVERING

• Samtycke: Behandlingen av personuppgifter som samlas in via marknadsförings- och analyscookies baseras på det samtycke du ger i vår cookiebanner.

• Berättigat intresse: För strikt nödvändiga cookies, som krävs för att webbplatsens grundläggande funktioner och säkerhet ska fungera, baseras behandlingen på vårt berättigade intresse.

LAGRINGSTID

• Specifik livslängd: Data som samlas in raderas eller anonymiseras i enlighet med livslängden för respektive specifik cookie.

• Hantera dina inställningar: Ditt samtycke är helt frivilligt. Du kan när som helst ändra eller dra tillbaka ditt samtycke för cookies via länken ”Cookieinställningar” i vår sidfot, under inställningarna i mobilappen eller direkt i vårt Cookiemeddelande.

MER INFORMATION

I vårt Cookiemeddelande.på webbplatsen kan du läsa mer ingående om exakt vilka specifika cookies vi använder, vad de används till samt se en fullständig förteckning över deras livslängder med mera.

6. DINA RÄTTIGHETER

Dataskydd är en grundläggande fri- och rättighet och du har flera rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du använda de specifika formulär eller kontaktvägar som anges nedan.

6.1 DINA SPECIKFIKA RÄTTIGHETER

• Rätt till tillgång (registerutdrag): Du har rätt att när som helst begära information om de personuppgifter vi har om dig.

• Hur du gör: Du kan utöva denna rättighet genom att fylla i vårt GDPR-FORMULÄR.

• Undantag för kameraövervakning: Vi lämnar inte ut personuppgifter som består av bilder från övervakningskameror. Detta beror dels på att vi saknar tekniska förutsättningar för att identifiera enskilda personer på våra bilder eller maska bort andra personer som förekommer, dels på att bilderna automatiskt raderas efter en kort tid.

• Rätt till radering ("Rätten att bli glömd"): Du har rätt att när som helst begära att dina personuppgifter raderas från våra system. Vi raderar dina uppgifter helt när de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för, eller när vi inte längre har en lagstadgad skyldighet att behandla dem.

• Hur du gör: Du kan utöva denna rättighet genom att fylla i vårt GDPR-FORMULÄR.

• Hinder för radering: Det kan finnas omständigheter som gör att vi inte kan radera dina uppgifter omedelbart, till exempel om du har ett pågående ärende hos kundservice, en obetald skuld till oss, tvist eller en öppen beställning/order. 
  

• Rätt till rättelse: Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter om de är felaktiga, samt att få ofullständiga uppgifter kompletterade.

• Hur du gör: Du kan utöva denna rättighet genom att fylla i vårt GDPR-FORMULÄR.

• Om du är medlem i vårt lojalitetsprogram kan du även logga in på ditt konto och redigera dina kontaktuppgifter direkt under ”Min Profil” på medlemssidorna.

• Rätt till invändning: Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter som stöder sig på vårt Berättigade intresse. Vi kommer då inte att fortsätta behandla uppgifterna, såvida vi inte kan uppvisa tvingande berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen och rättigheter, eller om det krävs på grund av rättsliga anspråk.

• Hur du gör: Du kan utöva denna rättighet genom att fylla i vårt GDPR-FORMULÄR.

• Rätt till begränsning: Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Detta gäller under följande omständigheter:

• Om du invänder mot en behandling baserad på vårt Berättigade intresse (behandlingen begränsas då i väntan på att det berättigade intresset verifieras)

• Om du hävdar att uppgifterna är felaktiga (behandlingen begränsas i väntan på att riktigheten verifieras).

• Om behandlingen är olaglig och du invänder mot radering och istället begär begränsning.

• Om vi inte längre behöver uppgifterna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

• Hur du gör: Du kan utöva denna rättighet genom att fylla i vårt GDPR-FORMULÄR.

• Rätt till portabilitet: När vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal med dig, har du rätt att få en kopia av dina uppgifter överförd till dig själv eller till en annan part. Detta gäller i ett maskinläsbart format och omfattar endast personuppgifter som du själv har lämnat till oss.

• Hur du gör: Kontakta Filmstadens kundservice via kontaktuppgifterna som framgår längre ned i detta meddelande.

6.2 RÄTT ATT ÅTERKALLA DITT SAMTYCKE ELLER AVBÖJA MARKNADSFÖRING

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till varje specifik behandling som baseras på denna grund. Om du gör detta upphör vi omedelbart med behandlingen för det ändamålet. Viktig information om sociala medier och externa plattformar: Om du återkallar ditt samtycke hos oss men i fortsättningen ändå exponeras för marknadskommunikation i dina flöden på sociala medier eller i din webbläsare, är detta en inställningsfråga mellan dig och den aktuella plattformsleverantören. Du kan återkalla ditt samtycke eller invända mot vidare marknadsföringskommunikation genom att:

• Klicka på avprenumerationslänken i något av våra marknadsföringsutskick.

• Redigera dina inställningar för notifieringar på ditt medlemskonto.

• Dra tillbaka ditt samtycke för cookies via länken ”Cookieinställningar” i vår sidfot, under inställningarna i mobilappen eller direkt i vårt Cookiemeddelande.

• Konfigurera integritetsinställningarna direkt i ditt eget konto på sociala medier eller i din webbläsare.

• Radera eller avsluta ditt medlemskap helt.

• Kontakta vår kundservice för support via e-post: [email protected].

6.3 HUR DU UTÖVAR DINA RÄTTIGHETER Du är alltid välkommen att kontakta oss för att utöva dina rättigheter. För att vi ska kunna hantera ditt ärende så effektivt och säkert som möjligt använder vi följande kontaktvägar:

Kontaktvägar för dina begäranden

• Radering, rättelse, begränsning, invändning och tillgång: Du kan utöva dessa rättigheter snabbt och säkert genom att fylla i vårt digitala GDPR-FORMULÄR.

• Rätt till dataportabilitet: Denna rättighet utövar du genom att kontakta vår kundservice via e-post: [email protected]. Vänligen skriv ”Dataportabilitet” i mejlets ämnesrad för snabbare hantering.

Handläggningstid

• Senast inom 30 dagar: Vi kommer att bekräfta och behandla din begäran utan onödigt dröjsmål, och senast inom 30 dagar från det att vi tog emot den.

• Eventuell förlängning: Om din begäran är särskilt komplicerad eller om vi har tagit emot ett stort antal förfrågningar, har vi enligt lag rätt att förlänga svarstiden med ytterligare två månader. Om en sådan förlängning blir aktuell kommer vi att meddela dig detta inom de första 30 dagarna tillsammans med en motivering.

7. DATASKYDDSOMBUD (DPO)

Vi har utsett ett dataskyddsombud för att säkerställa att vi behandlar dina personuppgifter på ett öppet, korrekt och lagligt sätt.

• Kontakt: Du kan kontakta vårt dataskyddsombud via e-post på [email protected].

• Ämnesrad: Vänligen skriv ”Dataskyddsfråga DPO” i ämnesraden i din kontakt med oss för att säkerställa att ditt ärende hamnar rätt.

8. RÄTT ATT LÄMNA KLAGOMÅL TILL TILLSYNSMYNDIGHET

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du alltid rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är den ansvariga tillsynsmyndigheten för dataskydd i Sverige. Mer information och kontaktuppgifter hittar du på deras webbplats: www.imy.se.

9. UPPDATAERINGAR AV VÅRT INTEGRITETSMEDDELANDE

Detta integritetsmeddelande kan komma att uppdateras från tid till annan för att spegla ändringar i vår verksamhet eller i gällande lagstiftning. Den senaste versionen av vårt integritetsmeddelande är alltid tillgänglig på vår webbplats.

• Information vid större ändringar: Vid ändringar som är av avgörande betydelse för hur vi hanterar dina personuppgifter kommer du att meddelas i förväg via ett tydligt anslag på vår officiella webbplats eller via e-post.

• Håll dig informerad: Vi rekommenderar att du läser vårt integritetsmeddelande regelbundet så att du håller dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter och din integritet.

Version 3.0 | September 2026